Как выбрать программу для учета товара и склада: 50 необходимых функций для торговли

Объективными критериями для выбора программы учета являются количество функций + адаптированность под вид бизнеса + цена.

В начале ведения учета предприниматели обычно пытаются искусственно преуменьшить свои потребности. Мы часто слышим фразу "Мне лишь вести учет склада и продаж". Но на самом деле для того, чтобы выбрать лучшую программу учета, нужно учесть не только насущные задачи, которые надо закрыть, но и где эта программа будет использоваться, при каких условиях, кто будет ею пользоваться, когда и откуда.

Выбор правильной программы учета для вашего бизнеса может показаться сложной задачей, но это ключевой шаг в обеспечении эффективного управления и контроля. Один из вариантов, который стоит рассмотреть, — это программа Торгсофт, разработанная для учета в торговле, на производстве и в сфере услуг.

Возможности программы учета: что нужно для автоматизации торговли?

Выбор программы учета для вашего бизнеса — это не просто выбор между красивым интерфейсом и большим количеством кнопок. Это выбор между бессонными ночами и здоровым сном, между хаосом и спокойствием, между потерей бизнеса и полным контролем над ним.

Если вы на упрощённой системе учёта, то вам, возможно, и не надо лезть в нюансы дебетов и кредитов. Но это не значит, что можно обходиться старой тетрадкой или таблицей в Excel. 

Современная торговля требует быстрых решений и точных данных. И здесь вам нужна программа учета, которая должна быть как швейцарский нож: многофункциональной, надежной и всегда под рукой. Ваша программа должна уметь все: от учета каждой копейки и каждого товара до анализа прибыльности и маркетинговых инструментов. Она должна быть вашим личным финансовым аналитиком, что позволит не просто вести учет, а управлять бизнесом.

Торгсофт — это программное обеспечение для автоматизации торговли и учета. Торгсофт используют предприниматели в розничной, оптовой и интернет-торговле, в сфере услуг, на складах и производствах. 

Основные функции Торгсофт охватывают управление товарными запасами, обработку заказов, учет продаж и клиентов, а также интеграцию с различными системами и торговым оборудованием.

Помимо базовых функций учета и продаж, Торгсофт содержит инструменты для анализа данных, планирования закупок, управления складом, автоматизации розничных операций, повышения эффективности работы магазина или торговой сети.

Ключевые функции при выборе программы учета

✔️Управление складскими запасами, штрих кодирование товара, включая приемку, хранение, резервирование и перемещение товаров.

✔️ Автоматизация продаж и обслуживания клиентов: быстрое и точное оформление продаж, возвратов, работа с клиентскими системами лояльности и скидками.

✔️Финансовый учет и отчетность: получение детальных отчетов по продажам, регистрация фискальных продаж, учет валового дохода, прибыли и сопутствующих расходов для оптимизации бизнес-процессов.

✔️Интеграция с РРО и банковскими терминалами для быстрого и удобного проведения платежей.

✔️Управление персоналом: учет рабочего времени, продуктивности сотрудников, а также их вклад в продажи. Учет зарплаты, система мотивации: автоматический расчет надбавок, премий.

✔️Планирование закупок и управление товарными запасами: автоматизация процесса заказа товаров на основе анализа текущих запасов и продаж, что помогает избежать излишков и дефицита товара.

✔️Маркетинг в торговле: управление дисконтными программами, организация акций и спецпредложений, что помогает поддерживать лояльность клиентов и привлекать новых покупателей, способствует увеличению продаж и популярности товаров

✔️Аналитика и принятие решений: сбор и анализ данных для обоснования стратегических решений, например, по ассортименту, ценообразованию и маркетинговым кампаниям.

✔️Интеграция с бизнес-системами — маркетплейсами, почтовыми службами, клиент-банкингом, сервисами массовых рассылок, бухгалтерскими приложениями и т. д.

✔️Мобильность и доступность: удаленный доступ к системе для управления бизнесом в любом месте и в любое время.

Все эти функции есть в Торгсофт

Специфика торговли: как выбрать программу для своего бизнеса?

Кроме классических функций учета, выбранная вами программа должна учитывать потребности специфических бизнес-процессов — производства, учета отрезов, рулонов, комплектов, разукомплектованного и весового товара и т.д.

Специфические функции при выборе программы учета

1.  Производство: учет материалов и готовой продукции для автоматизации технологических процессов, затрат на производство, рабочего времени работников.
2.  Учет гарантийного товара по серийным номерам, чтобы вести учет не только по штрих-кодам, но и по серийным номерам, отслеживать гарантийные сроки.
3.  Политика оптовых цен для автоматического расчета оптовых цен в зависимости от количества приобретенного товара, индивидуальной скидки для оптовых клиентов.
4.  Учет мер и весов для ювелирных изделий для учета и создания системы измерений с коэффициентами пересчета для ювелирных товаров.
5.  Метрические характеристики товара: калькулятор плиток для предпринимателей, продающих товары, измеряемые в квадратных и погонных метрах.
6.  Прокат товаров, включая учет аренды инвентаря и оборудования, договоров проката.
7.  Ремонт и гарантийное обслуживание товара, работа с поставщиками для автоматизации мастерской по ремонту товаров.

Все эти функции есть в Торгсофт

Торгсофт — универсальная программа учета, которую можно внедрить за 1 день, освоить даже неподготовленному пользователю. Учитывая то, что Торгсофт создавался по пожеланиям пользователей, он подходит для более чем 120 видов бизнеса. 

Интернет-торговля: какую учетную программу выбрать для интернет-магазина?

Управление интернет-магазином без надежной программы учета — это как попытка собрать пазл в темноте. Вы не знаете, куда ведет следующий шаг.

Первое и самое важное — инвентаризация. Нужно знать, что есть на складе, что сейчас в тренде, а что остается непроданным. Правильная программа учета дает вам четкое представление о ваших запасах, позволит оптимизировать закупки и избежать перегрузки склада непопулярными товарами.

Второе — актуальные данные о ценах и характеристиках товара на сайте. Задача программы для интернет-магазина минимизировать ручную рутинную работу, то есть обмен информацией с сайтом должен происходить автоматически, по расписанию, без участия человека.

Третье — заказы. Ваши клиенты ожидают быстрого и точного выполнения своих заказов. Программа учета отслеживает каждый этап процесса, от момента покупки до доставки, обеспечивает контроль всего процесса.

Четвертое — аналитика. Интернет-торговля — это не только продажа, это и сбор данных. Каждый клик, каждый просмотр товара — это информация, которая может быть использована для совершенствования вашего бизнеса. Программа учета анализирует эти данные, помогает понять поведение клиентов и оптимизировать ваш ассортимент.

Пятое — маркетинг, работа с клиентами и допродажи. Информацию о клиентах и их покупках программа должна записать, систематизировать и хранить. После чего, также с помощью программы учета, можно делать группировку клиентской базы по интересам, делать массовые рассылки, фиксировать каждый контакт с заказчиком.

Функции программы учета для интернет-магазина

• Синхронизация с интернет-магазином позволяет объединить учетную систему с интернет-магазином; обеспечивает обновление данных в реальном времени, учет заказов, продаж и отгрузок в единой системе.
• CRM-система позволяет вести базу клиентов — детальный учет информации о покупателях, их заказах и взаимодействии с магазином, анализ истории покупок и поведения клиентов, что помогает планировать маркетинговые кампании и повышать лояльность.
• Интеграция с Prom и Rozetka автоматически синхронизирует информацию о товарах и заказах, обеспечивает эффективное управление запасами и ценообразованием.
• Массовая рассылка Viber, SMS и e-mail позволяет проводить массовые рекламные или персонализированные информативные рассылки по базе клиентов, оповещает о статусе доставки сообщений и фиксирует каждый контакт с клиентом
• Синхронизация с Новой Почтой и Укрпочтой формирует ТТН для отправки, добавляет информацию о клиентах. И все это не выходя из магазина или офиса.
• Банковские выписки по счетам Приват24 и Monobank позволяет передать проверку рабочих счетов и импорт банковских выписок непосредственно в программу учета. Без лишних звонков, подтверждений и передачи доступа к клиент-банкингу

Все эти функции есть в Торгсофт

Кроме этого в Торгсофт есть опция "Онлайн Маркет" — возможность создать интернет-магазин за 1 день, с полной интеграцией с учетной системой.

Соблюдение законодательства: пРРО, фискальные продажи и украинский лицензионный продукт

В торговле, где каждый заказ и каждая продажа под прицелом законодательства, программа учета с функциями пРРО и фискальных продаж — это не только ваш долг перед законом, это ваша безопасность.

Первое, что нужно понимать: несоответствие законодательным требованиям может стоить вам не только штрафов, но и репутации. В мире электронной коммерции ценится прозрачность. Таким образом, программа учета, которая гарантирует соблюдение пРРО и фискальных норм, выступает как средство для укрепления доверия между вами и вашими клиентами.

Второе, на что стоит обратить внимание: такая программа должна быть не только эффективной, но и интуитивно понятной. Она должна помогать, а не создавать новые препятствия. Ваш учет должен быть легким, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии вашего бизнеса, а не на бесконечных попытках понять сложные фискальные процедуры.

И наконец, важно помнить, что программа учета — это не одноразовая инвестиция. Она должна развиваться вместе с вашим бизнесом и законодательством. Убедитесь, что выбранная вами программа — лицензионный продукт, который регулярно обновляется, чтобы соответствовать всем изменениям в законодательстве.

Что должно быть в программе учета для соблюдения законодательства?

•  Программный РРО, позволяющий продавать фискальный товар с интернетом и без, печатать и отправлять электронные чеки, анализировать продажи фискального товара, продавать фискальные товары со смартфона и на торговых точках с нестабильным интернетом.
• Интеграция с банковским терминалом позволяет подключить банковские терминалы для удобства платежей, автоматически передавать суммы к оплате из программы учета в терминал, и реквизиты терминала — в фискальный чек пРРО.

Преимуществом для программы будет работа с подакцизным товаром, НДС, УКТВЭД и т.д.

• Декларация акцизного налога, автоматизирующая процесс создания и подачи отчетов об акцизных товарах, упрощает процедуру учета акцизных товаров, автоматически генерируя декларации на основе продаж.
• Работа с НДС для создания и печати налоговых накладных при реализации товара, выбора ответственного лица при составлении накладной; экспорта налоговых накладных для интеграции с бухгалтерскими программами, например, M.E.Doc; учета всех выписанных налоговых накладных для дальнейшей печати или отправки. Учет НДС должен автоматически добавлять НДС к закупочной цене товара. При внесении на приход, пользователь вводит закупочную цену без НДС, а программа сама добавляет НДС и показывает новую закупочную стоимость с учетом НДС. Розничная стоимость товара рассчитывается с учетом наценки от закупочной стоимости уже с НДС.
•  УКТВЭД для учета и привязки кодов украинского классификатора товаров внешнеэкономической деятельности. Предпринимателям, которые занимаются международной торговлей, особенно импортом или экспортом товаров, необходимо отображать УКТ ВЭД код в чеке для обеспечения точности таможенного и налогового учета. Это позволяет определить точные таможенные ставки и налоговые обязательства, связанные с каждым товаром. Отображение УКТ ВЭД кодов на чеках также упрощает процесс аудита и позволяет покупателям использовать эту информацию для бухгалтерского учета.
•  Учет товарных запасов нужен для ФЛП на общей системе налогообложения, предпринимателям 3 группы на едином налоге с НДС, а также тем, кто продает сложные бытовые приборы, лекарства и ювелирные изделия. Он формирует отчет обо всех первичных документах закупки товара, включая реквизиты, общую стоимость товаров и другую необходимую информацию.

Все эти функции есть в Торгсофт

Работа с торговым оборудованием

Важно, чтобы программа была совместима с торговым оборудованием, что ускоряет работу в магазине.

Какое торговое оборудование выбрать для программы учета?

• Сканеры штрих-кодов: проводные — для работы на кассе, беспроводные — для сканирования на расстоянии до 70 метров.
• Принтер этикеток для печати штрих-кодов и информации на этикетках.
• Принтер чеков для печати не фискальных и фискальных (если есть пРРО) чеков на кассе.
• Фискальный регистратор для фиксации фискальных продаж, печати фискальных чеков.
• Электронные весы для быстрого взвешивания весового товара во время продаж, печати этикеток на весах — фасовки весовых товаров и их маркировки штрих-кодами.
• Терминал сбора данных для учета товаров на складе и во время выездной торговли. Мобильное приложение, как альтернатива терминала сбора данных для учета через смартфон.
• Счетчик посетителей для отслеживания количества посетителей в магазине и анализа конверсии.

Торговое оборудование совместимо с Торгсофт. 

Актуальный перечень моделей кассового оборудования, подходящего для работы с Торгсофт, есть в интернет-магазине store.torgsoft.ua

Технические требования: где и откуда нужна программа?

Выбор программы учета для вашего бизнеса во многом зависит от технических требований и условий, в которых она будет использоваться.

Технические нюансы, на которые стоит обратить внимание, при выборе программы учета

• Место использования: для стационарных торговых точек нужна программа, которая будет работать на компьютере, ноутбуке или POS терминале и интегрироваться с оборудованием, например принтеры чеков, сканеры штрих-кодов, весы и тому подобное. Если вы ведете торговлю на выездах, на рынке, где нельзя поставить компьютер, программа должна работать на планшете или смартфоне.
• Онлайн и офлайн режимы: важно, чтобы программа могла работать как с интернетом, так и без, с последующей синхронизацией данных, когда появится интернет-соединение.
• Совместимость с операционными системами: выбранная программа должна работать как минимум на Windows, поскольку именно эта операционная система наиболее распространена, интуитивно понятна пользователям и поддерживает работу с большим количеством моделей торгового оборудования.
• Масштабируемость: программа должна соответствовать растущим потребностям вашего бизнеса. Это касается как количества товаров в базе, объема транзакций, так и количества касс, магазинов и т.д.
• Интеграция с другими системами:если программа работает с Rozetka, Prom.ua, Новая почта, Viber, Monobank, Программный РРО, Приват24, Google Drive, MEDoc, Укрпочта, Арт-Звит, Binotel, Хорошоп, Turbosms, АльфаSMS, сервисы Google Analytics, Google Ads, Google Search Console и Google Shopping — это станет безусловным преимуществом для расширения возможностей вашего бизнеса.

Все эти возможности есть в Торгсофт

✅Для любого вида бизнеса: магазинов, сферы услуг, складов, производства, интернет-торговли. Для ∞ рабочих мест.

✅Для магазинов и выездной торговли.

✅Для Windows, с приложением для Android и iOS.

✅Интеграции с сервисами для бизнеса.

✅Работа через интернет и без, с нестабильной связью на торговой точке с помощью Торгсофт-Гибрид.

✅Инструменты безопасности для бизнеса: автоматическая архивация в облако и удаление информации о предыдущих результатах торговли.

Цена: как стоимость влияет на выбор программы учета?

Цена часто является индикатором качества программы. Чем больше денег предприниматель инвестирует в программу, тем активнее он ее внедряет и использует. Недорогие или бесплатные программы могут показаться привлекательными, но часто они ограничены в функциональности. 

Задайте себе вопрос: "Покрывает ли эта программа все потребности моего бизнеса?"

На что обратить внимание перед покупкой программы учета

• Открытость и прозрачность: наличие цен и условий на сайте указывает на то, что компания предлагает вам сотрудничество, основанное на честности и доверии. Это является признаком того, что цель — не заполучить ваш номер телефона и уговорить на покупку. Вы принимаете решение, опираясь на публичную информацию, заранее и без давления.
• Демоверсия: возможность самостоятельно установить программу учета, ознакомиться с ней, протестировать, и ввести данные является залогом того, что вы сделаете обдуманный выбор, а не приобретете непроверенный продукт.
• Различные варианты оплат: выкуп, аренда, рассрочка, рекуррентные платежи — когда компания может предложить вам выбор, это говорит о гибкости и лояльности к клиентам.
• Консультации и внедрение: обратите внимание на то, есть ли возможность обратиться за помощью к специалистам по автоматизации, предоставляют ли исчерпывающую информацию перед покупкой, помогают ли в выборе конфигурации системы и советуют ли как лучше вести учет. На самом деле такие услуги являются неоценимой частью программы учета.
• База данных — ваша собственность. Облачные системы предоставляют инструмент сохранения и обработки данных, но если вы на время прекращаете пользоваться облачным сервисом, то ваши данные могут быть или отключены или удалены. Важно, чтобы накопленный опыт учета и информация в базе данных была в вашей собственности.

Все это есть в компании Торгсофт

✅Все цены на сайте

✅Консультации и помощь по внедрению: подбор комплекта программы и оборудования, помощь с установкой и началом ведения учета.

✅Бесплатная демоверсия на 30 дней. 

✅База данных принадлежит владельцу лицензии.

✅Возможность приобрести программу в рассрочку, в аренду, как сервис или полностью выкупить лицензию.

Поддержка: внедрение, обучение и обновление

Программа должна быть понятной. Если для ее освоения требуется больше времени, чем на изучение китайского языка, то что-то здесь не так. Она должна быть понятна каждому вашему сотруднику с первого дня работы.

Факторы техподдержки и обновлений при выборе программы учета

Поддержка программы учета — это существенный нюанс, который может определить, интегрируете ли вы программу учета в ваш бизнес.

• Внедрение. Предлагает ли производитель помощь в настройке программы? Важно, чтобы внедрение было быстрым и безболезненным, чтобы вы могли сразу начать работать.
• Обучение. Есть ли доступные ресурсы для обучения? Простая в использовании программа с эффективными учебными материалами может значительно сократить время на адаптацию.
• Обновление. Регулярные обновления обеспечивают, что программа соответствует современным требованиям и постоянно дорабатывается.
• Техническая поддержка.Легко ли получить помощь, когда это необходимо? Эффективная техподдержка может быть решающей в критических ситуациях.

Все это есть в Торгсофт

✅Более 250 видеоуроков и около 100 подкастов

✅Исчерпывающая инструкция пользователя по каждому режиму

✅Курс управленческого учета из 4-х модулей

✅Торгсофт — готовое решение: начать вести учет можно сразу после установки программы.

✅Доработка по вашим пожеланиям

✅Регулярные обновления учетной системы

✅Ежедневная техническая поддержка по телефону, в вайбер и телеграмм

В завершение, помните: хорошая программа учета — это не роскошь, а необходимость. Выбирая ее, вы не просто покупаете программу. Вы инвестируете в спокойствие и уверенность в завтрашнем дне вашего бизнеса. Так что выбирайте с умом.

+38 (067) 558 37 84

info@torgsoft.ua

@torgsoft_sale

Читать эту статью на украинском