Базовые функции учета, с которых начинается порядок в магазине

Учет в магазине — это процесс фиксирования, контроля и ведения номенклатуры товаров, которые есть на складе и доступны для продажи. Учет состоит из нескольких этапов: оприходование количества, установление наценки и стоимости товаров, продажи, перемещение, возврат, прием новых партий товаров от поставщиков. Это базовые этапы учета.

Приход товара — старт учета 

Оприходование или приход товара — это процесс идентификации и внесения товара в единую систему учета. Это первый шаг, с которого начинается автоматизация и порядок в магазине. Зная, сколько единиц продукции поступило от поставщика, предпринимателю легче вести дела, ведь все посчитано и упорядочено.

Для эффективного управления складом, важно вести учет товаров, что позволяет контролировать их движение и расход. Это необходимо для точного учета запасов. Кроме того, ведение учета помогает анализировать спрос потребителей, что обеспечивает разумное планирование закупок и предотвращает ненужные расходы на товары, которые не являются популярными. 

В конце концов, учет в магазине поможет избежать дефицита товара в период активного сезона или действия акции.

На сегодняшний день в Украине существует множество компаний, которые предлагают услуги по автоматизации торговли, в том числе по складскому учету. Их внедрение в работу торговой сети способствует более эффективному управлению и построению стабильного и конкурентоспособного бизнеса. 

Программа для учета товара в магазине Торгсофт помогает владельцу вести учет ассортимента правильно и систематически. С помощью торгового оборудования этот процесс ускоряется в несколько раз, по сравнению с ручным вводом товара. 

Зачем автоматизировать учет ассортимента товаров и услуг?

Программа учета — это своеобразный центр, в который поступает, обрабатывается и хранится вся информация о товарах, продажах, прибыльности бизнеса. 

Приемка товара в маленьком магазине, когда все считают вручную, может длиться от нескольких дней до недели. Это так, потому что нужно самостоятельно проверять каждый товар, сверять количество и искать ошибки, если они появляются.

Когда в магазине есть программа для учета товаров, например Торгсофт, все становится намного проще и быстрее — можно быстро просканировать штрих-код, внести информацию о товарах, следить за тем, сколько товара осталось на складе. Это позволяет завершить работу по приемке товара в течение 1 рабочего дня.

Автоматизация учета товара и услуг важна по нескольким причинам:

• Эффективность работы. Торгсофт ускоряет внесение новых товаров и их поиск при продаже с помощью сканера штрих-кодов; позволяет правильно промаркировать товар и внести необходимые данные — специфические характеристики товара, коды УКТ ВЭД и т.д.
• Точность информации. Программа предоставляет актуальные данные о наличии товаров, их ценах и себестоимости, учитывая расходы на доставку.
• Контроль запасов. Система отслеживает, сколько товаров осталось на складе и сколько продано, какая цена закупки, наценка и цена продажи.
• Управление движением товаров. Софт для учета контролирует перемещение товаров — от поставщика или производителя на склад, со склада — в магазин, из магазина — к покупателю.
• Финансовая гибкость. Автоматизированная учетная система позволяет быстро переоценивать товары, особенно при закупках в валюте, автоматически конвертируя цены при изменении курса.
• Анализ и планирование. Программный продукт помогает анализировать продажи, формировать отчеты, планировать закупки и маркетинговые события.
• Интеграция с интернет-магазинами. Торгсофт упрощает создание прайс-листов и экспорт товаров на маркетплейсы, в интернет-магазин; обработку интернет-заказов и синхронизацию с почтовыми сервисами для отправки товаров. С помощью решения "Онлайн Маркет" в Торгсофт, интернет-магазин можно создать за 1 день.
• Отчетность и документооборот. Программное обеспечение автоматизирует создание счетов, расходных и товарных накладных; автоматически формирует фискальные чеки с помощью программного РРО. 

Как вести учет товаров в магазине? Этапы оприходования

Процесс оприходования товара можно условно разделить на несколько этапов:

1. Создание приходной накладной

Новый товар, поступивший на склад, нужно добавить в приходную накладную. В ней записываются данные о поставщике и производителе, условия поставки товара (номер накладной, процент предоставляемой скидки, который рассчитывается автоматически при установлении цены продажи, способ оплаты поставщику за товар), НДС к закупочной цене товара, валюта поставки и т.д.

2. Добавление товара на склад

Добавить товары в созданную приходную накладную можно несколькими способами:

• Просканировав штрих-код товара производителя сканером штрих-кодов. Если товара нет в базе, нужно создать новую карточку.
• Импортировав Excel файл от поставщика в программу учета.
• Загрузив товары с помощью терминала сбора данных.

3. Заполнение карточки товара

Для того чтобы создать новую карточку товара, нужно:

• определить его вид или же категорию, перейдя в справочник с деревом вида товара;
• дать название товара, которое должно совпадать с каталогом в вашем интернет-магазине или соответствовать запросам клиентов по этому товару;
• выбрать страну, производителя, торговую марку;
• для определенного вида товара указать коллекцию, цвет, материал, размер, пол, сезон и т.д;
• добавить описание, артикул и фото товаров. 

Количество характеристик зависит от настроек вида товара. Например, для обуви "Материал" — важная характеристика, а для продуктов — нет.

4. Ценообразование и печать этикеток

При добавлении товаров в приходную накладную можно установить закупочную, розничную цену, наценку. 

После ввода всех необходимых данных о товаре программа автоматически сгенерирует уникальный штрих-код и сформирует этикетки, которые можно сразу же распечатать и наклеить на продукцию.

Как упростить процесс управления складом?

Приемка товаров на склад не так сложна, как кажется на первый взгляд. Процедура меняется в зависимости от размера бизнеса, типа и количества товаров, а также индивидуальных потребностей компании.

Сканирование штрих-кодов и отслеживание запасов в программе учета Торгсофт может существенно упростить процесс приемки товаров и уменьшить количество ручной работы.

Для этого на начальном этапе автоматизации нужно приобрести базовое торговое оборудование — это сканер штрих-кодов и принтер этикеток.

Зачем нужен сканер штрих-кодов?

С помощью сканера продавец сканирует штрих-код на этикетке товара, мгновенно находит в учетной системе и добавляет его в реализацию. Не надо записывать факт продажи в тетрадь или искать товар в базе вручную.

Сканер помогает в управлении товарооборотом:

• Повышение точности. Сканер уменьшает ошибки при подсчете товаров, исключает потребность в ручном вводе данных и делает учет более точным. 
• Управление запасами. Сканирование штрих-кодов помогает владельцам магазинов контролировать товарооборот: при оприходовании, продажах, возвратах, инвентаризации. 
• Списание товаров. Сканеры позволяют точно списывать старые или поврежденные товары в программе учета, что помогает предупредить махинации и непредсказуемые недостачи.
• Переоценка товаров. Сканеры используют для быстрой переоценки товара: просканировали товар → обновили цену в программе учета → напечатали новый ценник → промаркировали товар
• Учет клиентов. Сканер используют для считывания штрих-кодов на дисконтных карточках клиентов, подарочных сертификатах, автоматически применяя скидки при продаже.
• Обслуживание клиентов. Сканер ускоряет обработку покупки на кассе. Это приводит к уменьшению очередей.

Зачем нужен принтер этикеток? 

Принтеры этикеток печатает на клейких этикетках информацию о товарах и штрих-коды для их маркировки, упаковки, складского учета и хранения. Они отвечают за:

• Точность информации. С помощью программы учета Торгсофт принтер печатает всю необходимую информацию о продукте, его характеристики, цену, штрих-код, дату изготовления, срок годности, логотип бренда и другие данные, необходимые для идентификации товара.
• Создание профессиональных этикеток. Принтер позволяет быстро создавать качественные, читабельные этикетки. Чем более подробная информация о товаре, тем более привлекательным этот товар становится для покупателя.
• Эффективность управления запасами. Этикетки со штрих-кодами упрощают отслеживание товаров, автоматизируют анализ продаж и поиск товаров на складах.
• Скорость оприходования и переоценки. Принтеры этикеток быстро печатают большое количество этикеток, что экономит время при переоценке и оприходовании товара, особенно, когда у товара нет штрих-кода производителя.

Какое кассовое оборудование нужно для учета товаров?

В Торгсофт можно приобрести торговое оборудование для любого вида, масштаба бизнеса и условий применения. 

В ассортименте — профессиональная техника для магазинов и супермаркетов, складских помещений: универсальные принтеры и принтеры этикеток, терминалы сбора данных, сканеры штрих-кодов, денежные ящики, торговые весы, электронные весы и фискальные регистраторы. 

Торговое оборудование используется на всех стадиях технологического процесса: транспортировка, хранение товаров, продажа и расчет за услугу. Оно влияет на удобство, комфортность, скорость и качество обслуживания. 

По данным Google Market Finder:

• 40% клиентов выбирают конкурента компании, если он славится отличным обслуживанием, 
• 63% компаний планируют увеличить расходы на отдел обслуживания клиентов, 70% впечатлений от покупки — это отношение к покупателю, 
• 86% клиентов готовы заплатить до 25% больше за лучшее обслуживание.

Кроме этого, автоматизация бизнес-процессов увеличивает поток клиентов, сокращает расходы бизнеса и исключает ошибки в учете и продажах. 

Для того чтобы начать базовый учет в магазине, достаточно приобрести базовый комплект:
 

1. сканер штрих-кодов, 
2. принтер для печати этикеток,
3. принтер чеков, 
4. программу учета Торгсофт.

Специалисты Торгсофт проверяют комплектацию и работу оборудования перед отправкой клиенту; предоставляют бесплатный ремонт техники в течение гарантийного срока — 12 месяцев. Кроме этого, специалисты могут настроить оборудование, приобретенное в компании, для работы с программой Торгсофт. 

Учет продаж в магазине

После оприходования партии товаров начинается самый важный этап в учете — продажи. Чтобы каждая транзакция была зафиксирована, а владелец не терял свои деньги из-за ошибок и махинаций персонала, нужна надежная система контроля. 

Учет продаж в программе учета позволяет:

• продавать товары на кассе и в интернет-магазине,
• создавать счета и выписывать расходные накладные, 
• импортировать оплаты из банковских выписок, 
• вести учет в нескольких валютах, 
• принимать оплату за товар наличными, безналичным и смешанным способами,
• проверять остатки средств по кассам,
• принимать оплату клиентов из интернет-магазина или маркетплейса,
• резервировать товар,
• вносить предоплату по счету и тому подобное. 

Также благодаря программному учету можно делать возврат товара по чеку или ручным поиском по предыдущим реализациям.

Для того чтобы магазин работал хорошо и без лишних затрат времени владельца бизнеса, важно вести учет. Основные шаги — это оприходовать новые товары, определить их цену, продать, проверить сколько чего осталось, иногда вернуть обратно или перевезти с одной торговой точки на другую.

Чтобы все это делать быстро и без ошибок, нужна система учета, такая как Торгсофт. Она поможет легко сканировать товары, автоматически считать цены и вести отчеты о продажах. 

Все это для того, чтобы вы могли лучше контролировать работу в магазине, быстро обслуживать покупателей и не тратить деньги из-за ошибок. 

Автоматизация — это ваш помощник, позволяющий сосредоточиться на главном — продажах и развитии бизнеса.

+38 (067) 558 37 84